상사의 마음을 사로잡는 보고서 작성법
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작성자 angelica 댓글 0건 조회 1,667회 작성일 14-01-26 04:41
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정만원 사장이 ‘1페이지 보고서’ 주문한 까닭
“새로운 비즈니스 아이디어를 한 장짜리 보고서로 제출하라.” 얼마 전 정만원 SK텔레콤 사장이 4500여 직원에게 지시한 내용이다. 정 사장은 직접 이를 읽고 사업성 있는 아이템을 선정해 해당 제안자에게 프로젝트 매니저를 맡기는 등 ‘상상을 초월하는 인센티브’를 제공할 것이란다. SK텔레콤 관계자는 조만간 이 혁신 프로젝트를 시행할 계획이라고 전했다.
눈길을 끈 것은 ‘한 장짜리’ 보고서다. 간단한 보고서 하나로 사내 스타가 될 수 있다는 얘기가 솔깃하게 들린다. 아직 뚜껑을 열어 볼 순 없지만 여기에는 기발한 창의성, 사업적인 설득력, 절묘한 스토리 등이 녹아 있을 것이다. 한 장짜리 보고서의 힘이라고 해야 하나.
근무 부서에 따라, 직위에 따라 조금씩 다르겠지만 직장인들은 보고서에 울고 웃는다. 무엇보다 보고서에 투자하는 시간이 많다. 어느 조사에 따르면 요즘 직장인들은 일주일에 평균 서너 건의 보고서를 작성하고, 한번 준비하는 데 2시간30분을 투자한다. 종이 보고서만 이렇다는 거다. 보고 채널은 다양하다. 전자결재는 기본이고 e-메일, 메신저, 여기에다 문자메시지까지 더해졌다. 핵심은 간결함, 그리고 설득력이다.
삼성이나 LG, 포스코 같은 내로라하는 대기업은 진작부터 ‘보고서 다이어트’를 시행하고 있다. 어떤 대기업 최고경영자(CEO)는 “한 장짜리 보고서만 받겠다”고 선언하기도 했다. 또 다른 기업은 아예 신입사원 연수 때부터 보고서 쓰기 교육을 한다. 비즈니스 현장은 분명히 바뀌고 있다. 처음엔 글자 크기를 작게 하거나 자간을 좁히는 등 ‘꼼수’도 있었지만 지금은 90% 이상 정착 단계라고 한다.
한 장짜리 보고서는 똑똑하면서 경제적이다. 두말할 필요 없이 시간 낭비, 비용 낭비를 줄일 수 있다. 또 조직 역량을 그대로 보여주기도 한다. 회의나 보고가 훨씬 간결해지면서 밀도도 높아져서다. 설명이 필요 없는 ‘압축의 미학’이다.
똑똑하면서 경제적인 보고서는 어떻게 작성할까. 삼성은 ‘1매 베스트’ ‘문서 혁신’ 같은 표현을 써 가면서 10여 년 전부터 간결한 보고서 쓰기를 독려하고 있다. 몇 가지 특징을 살펴보면 이렇다. ▶하나의 보고서에서는 하나의 주제만 다뤄라 ▶첫 문단, 혹은 첫 장에서 핵심을 찔러라 ▶상사가 선호하는 용어를 적절히 배합하라 ▶오·탈자를 없애 신뢰도를 높여라 ▶내용이 길어지면 요약본을 맨 위에 배치하라 같은 것들이다.
자료출처:중앙선데이 2009.08.23 128 호에서 일부 발췌
Ⅰ.특강개요
1.특강명: 상사의 마음을 사로잡는 보고서 작성법
2.특강대상: 재원산업(주) 사원 00명/ 전남 여천공단 소재
3.특강시간: 4시간 (사내집합)
4.교육방법:강의식 50%+참여식 50% (토의.발표.사례연구)
5.특강강사:성공경영연구소.성공경영아카데미 원장 박문수
Ⅱ.특강내용(요약)
1.보고서의 의미, 중요성
☐ 목표달성을 위한 커뮤니케이션 수단. 조직의 문화를 대변한다. 큰 변화가 이뤄져야 한다.
☐ 개인과 조직의 경쟁력에 많은 영향을 미친다.기획력,분석력,창의력,문제해결능력,표현력,조직력 등
☐ 이유를 불문하고 목적지향적,미래지향적,가치지향적,행동지향적이어야 한다.
☐ 개인과 조직의 진정한 魂(마음)과 경영철학을 담아야 한다. 화려한 것을 배제하고
☐ 좋은 시나리오에서 좋은 작품이 나온다. 조직은 문서로 시작해서 문서로 마무리 된다.
☐ 1일 8시간 근무 중 문서작성에 일평균 5시간 소비, 문서작성에 대한 質과 효율을 높여야 한다.
2.무엇을 담을 것인가? 7W-3H-1G를 명확하게 담아라!
□ Goal (어떤 과제를?)
□ When (언제?)
□ Where (어디서?)
□ Who (누가?)
□ What (무엇을?)
□ Which (어떤 우선순위로?)
□ Whom (누구를 위해?)
□ Why (왜?)
□ HOW (어떻게?)
□ HOW much (소요예산? 유, 무형의 효과?)
□ HOw long (추진일정? 달성기한?)
3.상사의 마음을 사로잡는 보고서 작성법
☐ 평소에 문제의식을 가지고 “R(조사)-P(계획),D(실행),C(확인),F(피드백)” 사이클로 일하라.
☐ 정보조사력이 개인과 조직의 경쟁력을 좌우한다. 정보조사와 분석력을 높이는 방법
☐ 최대한 문서에 “3現(현장, 현물, 현인)”을 반영하라. 기획서와 보고서의 파워는 여기에서 나온다.
☐ 의사결정권자와 관련 조직, 시장과 고객이 무엇을 가장 원하고 바라는지를 파악하라
☐ 무엇을 할 것인가? 어떻게 할 것인가? 왜 하는가를 먼저 생각하라. 테마가 명확한 문제와 과제해결
☐ 모든 것을 대변하는 “동사형 제목” 압축하라! 동사형 제목 표현법
☐ 목차와 요약을 통해 전체적인 윤곽을 명확하게 제시하라. 목차를 구상하는 법과 배열법. 요약법
☐ 가능한 서술형 문장 보다는 BOX를 활용하여 표현하라.BOX 활용법. 일본기업의 강점? BOX 표현
☐ 중점 선행 문장을 제시하라. 중점 선행 문장 표현법
☐ 문장은 최대한 단문화하라.(단어의 제거, 조정, 대체). 단문화 요령
☐ 문서를 가능한 시각화하라.(그래프化챠트化.칼라化.레이아웃化): “그냥차로칼래”를 항상 기억하라!
-특성별 시각화 방법과 작성사례: 보기 쉽게! 읽기 쉽게! 이해하기 쉽게! 행동하기 쉽게!
☐ 사전에 개인과 조직의 의견을 적극적으로 수렴하고 반영하여 문서의 가치와 현실성을 높여라.
☐ 평소 조직내 분야별, 부문별, 주제별 D/B를 구축하고, 모범자료를 적극적으로 활용하라
☐ 가능한 많이 보고, 많이 읽고, 많이 쓰고, 많이 비교해 보라. 늘 더 나은 방법을 찾아야 한다.
☐ “個.色.氣.價“ 될 수 있도록! 개인과 조직의 브랜드 가치 향상을 위해.
Ⅲ.종합실습: 별도 배포자료 참조
(참고자료)
Ⅰ.교육개요
◆교육주제: 성과창출과 관계지향적 팔로워쉽
◆교육대상: 초급간부.대리.사원
◆교육시간: 4~8시간 (강의+동영상+사례연구+토의+진단+발표)
◆주관강사:성공경영연구소.성공경영아카데미 박문수 원장
◆교육목적
가.바람직한 팔로워의 역할 이해와 중요성 인식
나.자기진단을 통한 팔로워 유형 파악과 개선점 도출
다.보다 나은 성과창출과 관계지향적 팔로워쉽의 발휘 전략 습득
Ⅱ. 세부 교육내용
◆팔로워(Follower)와 팔로워쉽(Followership)의 개념
◆팔로워(Follower)의 중요성
“남을 따르는 법을 알지 못하는 사람은 좋은 지도자가 될 수 없다.” =아리스토텔레스=
가.우수한 리더 + 나쁜 팔로워 나.우수한 리더 + 우수한 팔로워
다.부족한 리더 + 나쁜 팔로워 라.부족한 리더 + 우수한 팔로워
◆팔로워(Follower)의 역할과 리더와의 관계
" 조직의 성공에 있어서 리더가 기여하는 것은 많아야 20%정도이고
나머지 80%는 팔로워들의 기여다 =저명한 리더십학자 카네기멜론대학의 로버트 켈리교수=
" 리더쉽의 80%는 팔로워쉽의 영향을 받는다.리더 없는 팀은 있어도 팀 없는 리더는 없다"
◆팔로워쉽(Followership)의 현주소: 100점 만점 중 68.9점
가.듣기 싫은 말이라도 상급자에게 진실을 말하는 용기와 정직성(72.9점)
나.정해진 방식이 아닌,스스로 가장 적합한 방법을 찾아내 실행하는 창의성과 주도성(74.8점)
다.조직이 잘 되는 일이라면 자신의 공을 드러내지 않는 희생정신(59.2점)
◆팔로워(Follower)의 유형분석과 진단
가.모범형 나.순응형 다.실무형 라.소외형 마.수동형
◆팔로워(Follower)의 형태별 행동특성과 개선점
가.모범형 나.순응형 다.실무형 라.소외형 마.수동형
◆팔로워(Follower)가 가장 좋아하는 리더의 유형과 싫어하는 유형
가.좋아하는 유형 나.싫어하는 유형:
◆리더가 가장 좋아하는 팔로워(Follower)의 유형과 싫어하는 유형
가.좋아하는 유형 나.싫어하는 유형
◆리더를 죽이는 팔로워와 팔로워쉽(Followership)
가.팔로워임을 거부하는 팔로워 나.텃세를 부리는 팔로워 다.불평불만형 팔로워
라.예스맨형 팔로워 마.시키는 것만 하는 팔로워.
◆효과적인 팔로워쉽(Followership) 발휘 전략
가.상승지향적 팔로워와 리더:업무의 질,관계의 질,소통의 질,성과의 질 향상
나.효과적인 팔로워쉽 발휘를 위한 일반원칙10
다.성과창출과 관계증진전략
◆유능한 팔로워(Follower)가 되기 위해 갖춰야 할 핵심자질
가.상급자에 대한 지원(파트너쉽)
나.가고자 하는 방향 정립과 통일(방향성)
다.자기 일에 대한 스스로의 동기부여(성취지향)
라.직무수행 역량 향상(문제해결능력 배양)
마.긍정적인 업무자세와 태도(몰입과 학습)
바.상급자에 대한 의견과 대안 제시(보충과 보완)
사.성과 달성을 위한 공동 책임(책임감)
◆액션플랜 작성과 발표: 마중물 정신과 자세로!
(마중물 : 펌프에서 물이 잘 나오지 않을 때 물을 끌어올리기 위해 붓는 물)
“새로운 비즈니스 아이디어를 한 장짜리 보고서로 제출하라.” 얼마 전 정만원 SK텔레콤 사장이 4500여 직원에게 지시한 내용이다. 정 사장은 직접 이를 읽고 사업성 있는 아이템을 선정해 해당 제안자에게 프로젝트 매니저를 맡기는 등 ‘상상을 초월하는 인센티브’를 제공할 것이란다. SK텔레콤 관계자는 조만간 이 혁신 프로젝트를 시행할 계획이라고 전했다.
눈길을 끈 것은 ‘한 장짜리’ 보고서다. 간단한 보고서 하나로 사내 스타가 될 수 있다는 얘기가 솔깃하게 들린다. 아직 뚜껑을 열어 볼 순 없지만 여기에는 기발한 창의성, 사업적인 설득력, 절묘한 스토리 등이 녹아 있을 것이다. 한 장짜리 보고서의 힘이라고 해야 하나.
근무 부서에 따라, 직위에 따라 조금씩 다르겠지만 직장인들은 보고서에 울고 웃는다. 무엇보다 보고서에 투자하는 시간이 많다. 어느 조사에 따르면 요즘 직장인들은 일주일에 평균 서너 건의 보고서를 작성하고, 한번 준비하는 데 2시간30분을 투자한다. 종이 보고서만 이렇다는 거다. 보고 채널은 다양하다. 전자결재는 기본이고 e-메일, 메신저, 여기에다 문자메시지까지 더해졌다. 핵심은 간결함, 그리고 설득력이다.
삼성이나 LG, 포스코 같은 내로라하는 대기업은 진작부터 ‘보고서 다이어트’를 시행하고 있다. 어떤 대기업 최고경영자(CEO)는 “한 장짜리 보고서만 받겠다”고 선언하기도 했다. 또 다른 기업은 아예 신입사원 연수 때부터 보고서 쓰기 교육을 한다. 비즈니스 현장은 분명히 바뀌고 있다. 처음엔 글자 크기를 작게 하거나 자간을 좁히는 등 ‘꼼수’도 있었지만 지금은 90% 이상 정착 단계라고 한다.
한 장짜리 보고서는 똑똑하면서 경제적이다. 두말할 필요 없이 시간 낭비, 비용 낭비를 줄일 수 있다. 또 조직 역량을 그대로 보여주기도 한다. 회의나 보고가 훨씬 간결해지면서 밀도도 높아져서다. 설명이 필요 없는 ‘압축의 미학’이다.
똑똑하면서 경제적인 보고서는 어떻게 작성할까. 삼성은 ‘1매 베스트’ ‘문서 혁신’ 같은 표현을 써 가면서 10여 년 전부터 간결한 보고서 쓰기를 독려하고 있다. 몇 가지 특징을 살펴보면 이렇다. ▶하나의 보고서에서는 하나의 주제만 다뤄라 ▶첫 문단, 혹은 첫 장에서 핵심을 찔러라 ▶상사가 선호하는 용어를 적절히 배합하라 ▶오·탈자를 없애 신뢰도를 높여라 ▶내용이 길어지면 요약본을 맨 위에 배치하라 같은 것들이다.
자료출처:중앙선데이 2009.08.23 128 호에서 일부 발췌
Ⅰ.특강개요
1.특강명: 상사의 마음을 사로잡는 보고서 작성법
2.특강대상: 재원산업(주) 사원 00명/ 전남 여천공단 소재
3.특강시간: 4시간 (사내집합)
4.교육방법:강의식 50%+참여식 50% (토의.발표.사례연구)
5.특강강사:성공경영연구소.성공경영아카데미 원장 박문수
Ⅱ.특강내용(요약)
1.보고서의 의미, 중요성
☐ 목표달성을 위한 커뮤니케이션 수단. 조직의 문화를 대변한다. 큰 변화가 이뤄져야 한다.
☐ 개인과 조직의 경쟁력에 많은 영향을 미친다.기획력,분석력,창의력,문제해결능력,표현력,조직력 등
☐ 이유를 불문하고 목적지향적,미래지향적,가치지향적,행동지향적이어야 한다.
☐ 개인과 조직의 진정한 魂(마음)과 경영철학을 담아야 한다. 화려한 것을 배제하고
☐ 좋은 시나리오에서 좋은 작품이 나온다. 조직은 문서로 시작해서 문서로 마무리 된다.
☐ 1일 8시간 근무 중 문서작성에 일평균 5시간 소비, 문서작성에 대한 質과 효율을 높여야 한다.
2.무엇을 담을 것인가? 7W-3H-1G를 명확하게 담아라!
□ Goal (어떤 과제를?)
□ When (언제?)
□ Where (어디서?)
□ Who (누가?)
□ What (무엇을?)
□ Which (어떤 우선순위로?)
□ Whom (누구를 위해?)
□ Why (왜?)
□ HOW (어떻게?)
□ HOW much (소요예산? 유, 무형의 효과?)
□ HOw long (추진일정? 달성기한?)
3.상사의 마음을 사로잡는 보고서 작성법
☐ 평소에 문제의식을 가지고 “R(조사)-P(계획),D(실행),C(확인),F(피드백)” 사이클로 일하라.
☐ 정보조사력이 개인과 조직의 경쟁력을 좌우한다. 정보조사와 분석력을 높이는 방법
☐ 최대한 문서에 “3現(현장, 현물, 현인)”을 반영하라. 기획서와 보고서의 파워는 여기에서 나온다.
☐ 의사결정권자와 관련 조직, 시장과 고객이 무엇을 가장 원하고 바라는지를 파악하라
☐ 무엇을 할 것인가? 어떻게 할 것인가? 왜 하는가를 먼저 생각하라. 테마가 명확한 문제와 과제해결
☐ 모든 것을 대변하는 “동사형 제목” 압축하라! 동사형 제목 표현법
☐ 목차와 요약을 통해 전체적인 윤곽을 명확하게 제시하라. 목차를 구상하는 법과 배열법. 요약법
☐ 가능한 서술형 문장 보다는 BOX를 활용하여 표현하라.BOX 활용법. 일본기업의 강점? BOX 표현
☐ 중점 선행 문장을 제시하라. 중점 선행 문장 표현법
☐ 문장은 최대한 단문화하라.(단어의 제거, 조정, 대체). 단문화 요령
☐ 문서를 가능한 시각화하라.(그래프化챠트化.칼라化.레이아웃化): “그냥차로칼래”를 항상 기억하라!
-특성별 시각화 방법과 작성사례: 보기 쉽게! 읽기 쉽게! 이해하기 쉽게! 행동하기 쉽게!
☐ 사전에 개인과 조직의 의견을 적극적으로 수렴하고 반영하여 문서의 가치와 현실성을 높여라.
☐ 평소 조직내 분야별, 부문별, 주제별 D/B를 구축하고, 모범자료를 적극적으로 활용하라
☐ 가능한 많이 보고, 많이 읽고, 많이 쓰고, 많이 비교해 보라. 늘 더 나은 방법을 찾아야 한다.
☐ “個.色.氣.價“ 될 수 있도록! 개인과 조직의 브랜드 가치 향상을 위해.
Ⅲ.종합실습: 별도 배포자료 참조
(참고자료)
Ⅰ.교육개요
◆교육주제: 성과창출과 관계지향적 팔로워쉽
◆교육대상: 초급간부.대리.사원
◆교육시간: 4~8시간 (강의+동영상+사례연구+토의+진단+발표)
◆주관강사:성공경영연구소.성공경영아카데미 박문수 원장
◆교육목적
가.바람직한 팔로워의 역할 이해와 중요성 인식
나.자기진단을 통한 팔로워 유형 파악과 개선점 도출
다.보다 나은 성과창출과 관계지향적 팔로워쉽의 발휘 전략 습득
Ⅱ. 세부 교육내용
◆팔로워(Follower)와 팔로워쉽(Followership)의 개념
◆팔로워(Follower)의 중요성
“남을 따르는 법을 알지 못하는 사람은 좋은 지도자가 될 수 없다.” =아리스토텔레스=
가.우수한 리더 + 나쁜 팔로워 나.우수한 리더 + 우수한 팔로워
다.부족한 리더 + 나쁜 팔로워 라.부족한 리더 + 우수한 팔로워
◆팔로워(Follower)의 역할과 리더와의 관계
" 조직의 성공에 있어서 리더가 기여하는 것은 많아야 20%정도이고
나머지 80%는 팔로워들의 기여다 =저명한 리더십학자 카네기멜론대학의 로버트 켈리교수=
" 리더쉽의 80%는 팔로워쉽의 영향을 받는다.리더 없는 팀은 있어도 팀 없는 리더는 없다"
◆팔로워쉽(Followership)의 현주소: 100점 만점 중 68.9점
가.듣기 싫은 말이라도 상급자에게 진실을 말하는 용기와 정직성(72.9점)
나.정해진 방식이 아닌,스스로 가장 적합한 방법을 찾아내 실행하는 창의성과 주도성(74.8점)
다.조직이 잘 되는 일이라면 자신의 공을 드러내지 않는 희생정신(59.2점)
◆팔로워(Follower)의 유형분석과 진단
가.모범형 나.순응형 다.실무형 라.소외형 마.수동형
◆팔로워(Follower)의 형태별 행동특성과 개선점
가.모범형 나.순응형 다.실무형 라.소외형 마.수동형
◆팔로워(Follower)가 가장 좋아하는 리더의 유형과 싫어하는 유형
가.좋아하는 유형 나.싫어하는 유형:
◆리더가 가장 좋아하는 팔로워(Follower)의 유형과 싫어하는 유형
가.좋아하는 유형 나.싫어하는 유형
◆리더를 죽이는 팔로워와 팔로워쉽(Followership)
가.팔로워임을 거부하는 팔로워 나.텃세를 부리는 팔로워 다.불평불만형 팔로워
라.예스맨형 팔로워 마.시키는 것만 하는 팔로워.
◆효과적인 팔로워쉽(Followership) 발휘 전략
가.상승지향적 팔로워와 리더:업무의 질,관계의 질,소통의 질,성과의 질 향상
나.효과적인 팔로워쉽 발휘를 위한 일반원칙10
다.성과창출과 관계증진전략
◆유능한 팔로워(Follower)가 되기 위해 갖춰야 할 핵심자질
가.상급자에 대한 지원(파트너쉽)
나.가고자 하는 방향 정립과 통일(방향성)
다.자기 일에 대한 스스로의 동기부여(성취지향)
라.직무수행 역량 향상(문제해결능력 배양)
마.긍정적인 업무자세와 태도(몰입과 학습)
바.상급자에 대한 의견과 대안 제시(보충과 보완)
사.성과 달성을 위한 공동 책임(책임감)
◆액션플랜 작성과 발표: 마중물 정신과 자세로!
(마중물 : 펌프에서 물이 잘 나오지 않을 때 물을 끌어올리기 위해 붓는 물)
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