고용주의 종업원 고용시 I-9양식 작성의무 > 법률&보험

이민법상 고용주의 종업원 고용시 의무 (I-9양식 작성의무)

I. 머리말

최근 이민국은 이민법 위반에 대한 집행의 방향을 서류미비자의 조사 및 체포에서 고용주의 서류미비자 또는 취업불가한 자의 고용여부를 조사하고 단속하는 쪽으로 더 강화하고 있습니다.

그 예로 Dunkin Donut과 함께 도우넛비지니스로 유명한Krispy Kreme회사를 조사하여 이 회사가 이민법상 종업원고용시의무 등을 위반한 것으로 판단하고 급기야는 $40,000의 벌금과 이민법에 맞는 고용프로그램을 더욱 강화하는 등의 합의를 받는 형태로 일단락 지은 사건이 있습니다.

한인업계도 이에 대해 경각심을 가지고 이민법상 종업원 고용시 준수해야 하는 사항을 반드시 숙지하여 불측의 피해를 받지 않도록 해야 하겠습니다.

II. 고용의 주체와 객체

미연방 이민법상 미국내에 취업이 허가되지 않는 사실을 알면서 종업원으로 고용하는 것은 불법입니다.

여기서 고용의 주체는 고용주(Employer)인데 자영업자 및 회사를 모두 포함합니다. 고용주는 이민법에 따라 1986년11월6일 이후에 고용되었거나 고용될 종업원에 대해 반드시 고용시 취업가능여부를 확인해야하는 의무(Employment Verification)가 부여되어 있습니다. 또한, 종업원이 직장을 그만 뒀다가 다시 복직되는 경우에도 이 의무는 적용됩니다.

이 의무를 다하기 위해서는 이민국양식인 I-9이라 불리는 양식을 고용시에 반드시 작성하고 사업장에 보관하여야 합니다.

고용의 객체인 종업원(Employee)은 임금이나 그외 보수를 받고 서비스나 노동을 제공하는 사람으로 이민법상 취업가능한 사람은 시민권자, 영주권자, 조건부 영주권자, 유효한 노동카드(EAD) 소지자, 유효한 취업비자 (H-1, R-1, E-2, L-1, O-1, P-1, J-1 또는 그 외 취업비자 소지자) 소지자 등입니다.

종업원의 정의상 그 범주에 들지 않는 Independent Contractor, Volunteer, 한시적, 간헐적으로 집에서 노동을 제공하는 사람은 종업원의 범주에서 제외되므로 이 경우는 고용주가  I-9양식을 작성할 의무가 없습니다. 단, Independent Contractor의 경우, 고용주가 어느 시점에Independent Contractor가 미국내에 취업할 수 없다는 사실을 알게 될 경우에는 더이상 고용해서는 않됩니다.   

III. 미연방 이민법상 고용주의 종업원 고용시 의무사항

고용주는 종업원 고용시에 다음 사항을 반드시 준수해야 합니다.

1. 고용주는 종업원의 취업 가능여부를 판단할 수 있는 서류를 반드시 점검해야 합니다.

고용주는 종업원 고용후 3일내에 반드시 취업가능여부를 증명하는 서류와 개인신원증명서를 제출받고 조사하여 I-9양식에 종업원이 취업이 가능한지를 확인을 해야 합니다.

구체적으로 고용주는 종업원이 제출하는 취업가능 증명서류상에 증명서의 증명번호 (Identification Number) 및 유효기간(Expiration Date)을 확인할 의무가 있습니다.
취업가능증명서류는 미국여권, 시민권증서, 영주권카드, 유효한 여권에 찍힌 영주권스템프(I-551), 유효한 노동카드(EAD Card), 유효한 여권과 취업이 허가된 유효한I-94등입니다.

개인신원증명서류로는 운전면허증, 주정부 또는 시정부 발행 사진 및 기본 개인정보가 명시된 신분증, 사진부착된 학생증, 유권자등록카드, 군대에서 발급한 신분증 등입니다.

고용주가 주의할 점은 위에서 열거한 취업증명서류 중 어느 하나를 종업원에게 특정하여 제출을 요구할 수는 없습니다. 이민신분에 따른 취업을 제한할 수 있는 의도가 있을 수 있기 때문에 이러한 행위는 금지 됩니다.

2. 고용주는 I-90양식을 정확하게 작성할 의무가 있고, 종업원으로 하여금 이 양식을 정확하게 작성하도록 해야 할 의무도 있습니다.

고용주는 I-9양식이 부정확하게 작성되었거나 결함이 있을 경우에도 전적으로 책임이 있고, I-9양식의Section 1을 종업원이 정확하게 작성을 할 수 있도록 하는 책임도 있으므로 작성시에 주의를 하셔야 합니다.

3. 고용주는 취업가능증명서류를 확인하고, I-9 양식을 작성해 서명한 후 가급적 제출된 취업가능증명서류를 복사해서 작성된 I-9양식에 첨부해 두는 것이 좋습니다. 일부 고용주는 I-9 양식을 작성하지도 않고 단지I-9양식에 취업가능증명서류만 첨부해 보관하는 경우가 있는데 이러한 것 또한 법에 위반이 됩니다.

종업원의 고용이 계속되는 한 고용주는 I-9양식을 재작성할 필요는 없으나, 취업가능증명서류 상에 종업원의 취업기간이 만료될 경우나 이민국으로 부터 요구가 있을 경우에는 반드시 취업가능여부를 I-9 양식을 수정 또는 재작성하는 방식으로  재확인(Reverification of I-94)해야 합니다. 따라서 제출된 취업가능증명서류 상 취업유효기간이 만료되었거나 효력을 상실한 경우는 더 이상 고용을 계속하면 않됩니다. 단, 영주권카드상에 유효기간이 만기된 경우라도 여전히 취업가능합니다.

작성된 I-9양식은 고용기간 내내 사업장에 보관되어 있어야 하고, 고용기간이 끝나더라고 고용시작일로부터 3년과 고용종료일로부터 1년 중 늦은 날자까지 보관할 의무가 있습니다.

위의 3가지를 준수할 경우 고용주는 종업원 고용시 취업가능여부를 확인해야 하는 의무를 다하게 되며, 종업원이 취업가능증명서류 또는 신분증명서를 위조 또는 변조하여 제출했을 경우에도 선의로 위의 절차를 준수한 경우에는 책임을 면할 수 있습니다.

고용주는 고용시 취업가능여부를 확인해야 하는 의무와 관련하여 다음에 열거한 사항에 해당하여 그 위반이 있을 경우에는 이민법상 저촉이 됩니다. 

1. 고용시에 종업원이 취업할 수 없음을 알고도 고용한 경우
2. 고용 중에 종업원이 취업할 수 없음을 알았으나 계속 고용한 경우
3. I-9양식을 작성하지 않은 경우
4. I-9 양식을 작성은 했으나 거짓 진술을 한 경우

IV. 이민국의 조사

이민국(ICE)은 보통 자체 조사를 근거로 또는 접수된 Complaints등을 근거로 이민법위반 가능성이 있는 고용주를 조사하게 됩니다. 모두에서 예로 들었던 Krispy Kreme회사의 경우도 그 회사가 소재한 카운티의 경찰서로 부터Krispy Kreme회사가 서류미비자를 고용한다는 정보를 이민국이 접수받고 가능했습니다. 

이민국의 조사가 있게 되는 업종은 아직까지는 광범위하지 않으나 대체로 노동집약적인 업종으로 값싼 서류미비자의 노동을 집중적으로 요구되는 업종, 즉 건설, 농장, 부두하역, 청소 등 용역등입니다. 하지만, 최근에는 한 한인업계도 이민국의 조사를 받는 등 그 조사의 대상도 넓어지고 있으므로 더욱 더 주의를 요하게 됩니다. 또한 이민국은 무작위로 I-9양식 작성의무를 감사하는 프로그램을 시행하고 있어 서류미비자를 많이 고용하는 업종을 대상으로 무작위 감사 (Random Audits)를 벌이고 있습니다.

이민국이 조사를 시작하기 위해서는 법상 최소한 3일 전에 고용주에게 통지(Notice of Inspection)를 해야 합니다.  I-9양식의 조사를 위해 법원의 영장은 요구되지 않습니다. 단, 이민국이I-9양식의 조사가 아닌 사업장의 수색을 요구할 경우에는 수색영장을 미리 발부 받아야만 합니다.

조사 과정에서이민국이 I-9양식의 제출을 요구할 경우, 합의하여 일정 기간의 시간을 부여받을 수도 있으나 제출을 거부하거나 제출을 지연할 경우만으로도 법 위반이 되므로 3일 현장조사 통지문을 받으면 미리 I-9을 준비해야 합니다.

이민국이 현장조사를 마친 경우, 고용주의 이민법 준수 여부에 따라 문제를 삼지 않을 수도 있으나, 현실적으로 고용과 관련한 이민법 위반 사례가 허다하므로 최소한 경고조치(Warning Notice)를 받거나 벌금을 부과한다는 통지(Notice of Intent to Fine)을 고용주에게 이슈할 수 있습니다. 이Notice of Intent to Fine에는 이 통지서를 발부하는 근거와 고용주의 이민법 위반 근거조항, 벌금 등을 명시하고 있습니다.

Notice of Intent to Fine을 받게 된 고용주는 이의신청을 할 권리가 보장되어 있는데, 이 통지서를 받고 30일 이내(우편으로 통지서 수령시는35일) 이내에 서면으로 행정판사앞에서 재판을 원한다는 취지의 신청을 해야 합니다. 이 기한을 놓친 경우 이민국의 결정은 확정되고 더이상의 이의신청이나 항소는 불가해집니다.

V. 고용주 처벌

위에서 본 고용주가 취업할 수 없는 사람을 고용할 경우, 고용주는 종전보다는 더욱 엄격해진 벌금과 처벌을 받을 수 있습니다. 작게는 이민법위반 행위를 중단하라는 명령과 같은 간단한 제재에서 부터 첫 위반시 벌금이 최소 $325에서 최대 $3,200, 두번째 위반일 경우 최소 $3,200 에서 최대 $6,500, 세번째 위반시 최소 $4,300 최대 $16,000까지 상당한 벌금이 부과될 수 있습니다. 여기서 말하는 벌금은 서류미비자 또는 취업불가한 사람 한명을 기준으로 한 벌금이며 여러명의 서류미비자 또는 취업불가한 자를 고용하여 이민법상 위반이 있을 경우는 앞에서 본Krispy Kreme회사와 같이 몇만불의 벌금이 부과 될 수도 있는 것입니다. 

단순한 I-9양식작성과 관련된 위반도 $110에서 $1,100(I-9양식한개 기준)까지 벌금이 부과될 수 있습니다.

또한 이 벌금과 별도로 심각하고 지속적으로 고용시 종업원의 취업가능여부를 확인하는 의무를 위반을 한 회사나 자영업자에 대해서는 형사처벌에 따라6개월 징역까지도 부과될 수 있습니다.

VI. 결 어

이민국의 강화된 고용주의 I-9작성의무에 따른 현장조사는 곧 있을 것으로 예상되는 이민사면을 위한 선행조치로 이해될 수 있겠으나, 현장조사를 받게되면 불측의 민사 또는 형사상의 처벌이 불가피할 수 있으므로 이번 기회에 종원업 고용시 이민법상 준수해야할 의무사항을 숙지하고 계속적으로 이민법을 준수해나갈 수 있도록 해야 겠습니다.

한가지 이민을 담당하는 변호사로서 당부해 드릴 것은 이민국의 I-9양식관련조사의 가능성이 늘 열려 있으므로 서류미비자 및 합법적인 종업원을 많이 고용하는 고용주 또는 이민법상 취업비자나 영주권을 많이 신청하고 있는 회사나 자영업자는 이민국의 I-9양식 현장조사에 대비하여 총무팀이나 인사팀에 이를 위한 전담 직원을 임명하여 이민법상의 종업원고용시 의무사항을 잘 이행할 수 있는 제도적 장치를 마련하는 것이 무엇보다 중요하며, 이를 위해서 이민전문변호사의 조력을 언제나 받을 수 있도록 조치해 두는 것이 무엇보다 중요하다고 하겠습니다.

고용주의 I-9양식 작성 및 이민법상의 의무에 대한 더 구체적인 내용은 이민국에서 발행한 책자 “Handbook for Employer” (M-274 / 영문책자임)를 참조하시기를 바라며, 인터넷 이용시 아래 주소에서 이 책자를 이용할 수 있습니다. http://www.uscis.gov/files/nativedocuments/m-274.pdf